(27) Die Mitgliedstaaten sollten daher dafür sorgen müssen, dass Einrichtungen des Kulturerbes die in ihren ständigen Sammlungen befindlichen Werke und sonstigen Schutzgegenstände im Wege einer Ausnahme (beispielsweise bei technischer Veralterung oder Schäden an den Original-Datenträgern oder zum Zweck der Versicherung von Werken und sonstigen Schutzgegenständen) für Erhaltungszwecke vervielfältigen dürfen. Im Rahmen einer solchen Ausnahme sollte es möglich sein, mit für die Erhaltung geeigneten Werkzeugen, Mitteln oder Techniken Kopien in jedem Format, auf jedem Medium, in der erforderlichen Anzahl, zu jedem Zeitpunkt in der Lebensdauer eines Werks oder sonstigen Schutzgegenstands und in dem Umfang anfertigen zu dürfen, der für Erhaltungszwecke notwendig ist. Vervielfältigungen, die von Einrichtungen des Kulturerbes zu anderen Zwecken als zur Erhaltung von Werken und sonstigen Schutzgegenständen in ihren ständigen Sammlungen vorgenommen werden, sollten auch künftig der Erlaubnis durch die Rechteinhaber unterliegen, es sei denn, es sind nach dem Unionsrecht andere Ausnahmen oder Beschränkungen zulässig.
(28) Einrichtungen des Kulturerbes verfügen nicht unbedingt über die technischen Mittel oder Fachkenntnisse, die erforderlich sind, um ihre Sammlungen insbesondere im digitalen Umfeld selbst zu erhalten, und könnten deshalb zu diesem Zweck auf die Unterstützung anderer Kultureinrichtungen und Dritter zurückgreifen. Im Rahmen der Ausnahme für Erhaltungszwecke gemäß dieser Richtlinie sollten Einrichtungen des Kulturerbes die Möglichkeit haben, Dritte — einschließlich in anderen Mitgliedstaaten niedergelassener Dritter — in ihrem Namen und unter ihrer Verantwortung Kopien anfertigen zu lassen.
(29) Für die Zwecke dieser Richtlinie sollten Werke und sonstige Schutzgegenstände als dauerhaft in der Sammlung einer Einrichtung des Kulturerbes befindlich gelten, wenn eine derartige Einrichtung, beispielsweise infolge einer Eigentumsübertragung, von Lizenzvereinbarungen, Pflichtexemplar- oder Dauerleihgaberegelungen Eigentümerin bzw. dauerhafte Besitzerin von Exemplaren dieser Werke oder sonstigen Schutzgegenstände ist.
(30) Einrichtungen des Kulturerbes sollten sich auf einen klaren Rechtsrahmen für die Digitalisierung und die auch grenzüberschreitende Verbreitung von Werken oder sonstigen Schutzgegenständen stützen können, die im Sinne dieser Richtlinie als vergriffen gelten. Es ist jedoch der Natur der Sammlungen vergriffener Werke oder sonstiger Schutzgegenstände und der Anzahl der in Massendigitalisierungsprojekte einbezogenen Werke und sonstigen Schutzgegenstände geschuldet, dass es sehr schwierig sein kann, die vorherige Erlaubnis der jeweiligen Rechteinhaber einzuholen. Das kann am Alter der Werke oder sonstigen Schutzgegenstände, an ihrem geringen Handelswert oder an der Tatsache liegen, dass sie ursprünglich nicht für gewerbliche Zwecke gedacht waren oder niemals gewerblich genutzt wurden. Daher ist es notwendig, Maßnahmen vorzusehen, die bestimmte Nutzungen von vergriffenen Werken oder sonstigen Schutzgegenständen, die sich dauerhaft in den Sammlungen von Einrichtungen des Kulturerbes oder Bibliotheken befinden, erleichtern.
(31) Alle Mitgliedstaaten sollten daher über rechtliche Mechanismen verfügen, die es ermöglichen, dass Lizenzen, die Einrichtungen des Kulturerbes von einschlägigen und hinreichend repräsentativen Verwertungsgesellschaften für